Visita às oficinas - Ana Luiza

Dia 09/06/2017 foram realizadas no ICC Norte as já tradicionais oficinas da disciplina Diplomática e Tipologia Documental.

Neste dia foram apresentados vários temas, porém vou me restringir a comentar 5 deles:

1) Grupo Arquivo X:

O grupo tratou sobre a importância do documento firmado entre o aluno e a instituição contratante, qual seja, o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) como documento de arquivo. Nesta oportunidade, foi explicado sobre o trâmite do documento quando do início do estágio com a demonstração da aplicação de conceitos presentes na arquivologia e a importância da diplomática neste contexto.

Assim, além de sabermos um pouco mais sobre aspectos relativos ao estágio, tais como: quais os tipos de estágio, sua duração etc, e visualizarmos um modelo de um Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório, nos foi explicado que a função arquivística deste documento dentro de cada fundo será diferente.

Por fim, a oficina ressaltou sobre a função do TCE de comprovar o vínculo entre o estudante e a empresa contratante tanto durante quanto após findado o estágio; sobre a importância da diplomática na verificação da autenticidade deste documento e sobre o a importância do trâmite do documento uma vez que é por meio dele que se dá a função arquivística do documento em cada fundo.

2) Grupo De volta para o passado:

A temática do grupo foram os Contratos de Locação dos Imóveis Funcionais da UnB, nesta oportunidade foram demonstrados os requisitos para que ocorra o trâmite do contrato por meio do SEI (Sistema Eletrônico de Informação), bem como quais seriam as causas em que poderia fraude nesse processo e como ela pode ser evitada.

Além disso, foi destacada a importância da guarda de documentos e a forma como eles podem ser usados como objeto de prova.

3) Grupo Diplogia:

O grupo analisou o Processo de Compra de Material Permanente da UnB pelo qual passam as compras da universidade, momento este em que poderão ocorrer falhas e/ou fraudes. Como exemplo, o grupo tratou da aquisição de ventiladores e lixeiras solicitada pela faculdade UnB unidade de Planaltina.

Neste sentido, para que as pessoas entendessem a importância da arquivologia e como a diplomática se aplica aos documentos, foi mostrado o trâmite desse processo.

Além disso, o grupo destacou uma fragilidade observada na avaliação da série documental de processo de compra e no processo analisado de forma isolada.

4) Grupo Quarteto Diplomático:

O tema tratado pelo grupo foi o processo de mudança de curso dentro da UnB. Para isso, foram demonstrados os requisitos para essa troca, um modelo de edital e foi mostrado como seria o trâmite. Além disso, foi possível conhecer o documento necessário para ser feita a solicitação para a mudança pretendida e ainda, a título de conhecimento, a relação da quantidade de vagas disponível em cada curso e o que muda no processo a partir da implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informação).

5) Grupo Alpha:

O tema tratado pelo grupo foi o PIBIC (Projeto de Iniciação Científica). Nesta oportunidade, foi demonstrado como ocorre o trâmite, para isso foi utilizado um Bizagi que mostra como esse projeto acontece, os requisitos para os interessados participarem e a importância e objetivos desse projeto para a universidade, além disso, relacionou esse projeto com os conceitos básicos do curso de arquivologia e as matérias de arquivo permanente e diplomática e tipologia documental.