2º Atividade em Grupo - Visita ao ACE

Conhecendo o Arquivo Central da UnB

No dia 24 de março o Professor André Ancona propôs a segunda atividade do semestre, na disciplina Diplomática e Tipologia Documental.

A atividade foi realizada no ACE - Arquivo Central da UnB, consistiu na divisão dos grupos em quatro personagens: Observador, Investigador, Jornalista e Relator. Com a falta de um dos integrantes do grupo, tivemos que optar por não termos o personagem Jornalista.

O Observador iria observar o Arquivo Central, sem tocar, perguntar, anotar nada,

O Investigador iria fazer perguntas com relação ao Arquivo Central para a funcionária,

O Relator iria fazer um relatório baseado nas informações prestadas pelo observador e investigador, deveríamos responder as perguntas entregue pelo Professor.

Seguem as perguntas:

Quais as espécies documentais existentes no ACE?

atas, memorandos, relatórios, ofícios, recortes de jornais, fotos, solicitações, projetos, resoluções.

 

Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Atas de reuniões

Memorandos de comunicação interna

Relatório de resumo de atividades

Ofício de comunicação externa

Projetos de pesquisa

Resoluções normativas

Quais os tipos documentais existentes no ACE?

Memorando de consultoria arquivística

Relatório de descrição de ações

Ofício de normas de conduta

Projetos de extensão

Resoluções normativas da reitoria

Relacione as séries documentais do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

Tipos documentais no ACE	Prazo de guarda		Destinação final	Observações
	Fase corrente	Fase intermediária
Ata de reuniões	5 anos		Guarda permanente
Relatório de descrição de ações	5 anos	9 anos	Guarda permanente
Recortes de jornais sobre a UnB	5 anos		Guarda permanente
Resoluções da reitoria	Enquanto vigorar	10 anos	Eliminação

Sugira um Plano de Classificação para os documentos do ACE

No ACE é usado o plano do Conarq para área meio e o Ifes para a área fim.

O Conarq não é compatível com o que o arquivo trabalha, sugerimos que seja feito um plano próprio ou que adapte o plano do Conarq  de acordo com as necessidades, pois o plano do Conarq é feito pelo assunto e não foi idealizado por profissionais da área

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Comissões, Comitês, Conselhos

Atas de reuniões ordinárias

Relatório de atividade

Registro

Registro de atividades

Relatório de descrição de ações

Resoluções

Resoluções da reitoria

Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?

Precisam ser implantadas salas climatizadas, informativos dentro do arquivo para a proibição de entrada de alimentos, rotinas de higienização, mais espaço e melhores condições, padronização de normas e atividades do arquivo, instalação de um termohigrômetro.