Conhecendo o Arquivo Central da UnB
No dia 24 de março o Professor André Ancona propôs a segunda atividade do semestre, na disciplina Diplomática e Tipologia Documental.
A atividade foi realizada no ACE - Arquivo Central da UnB, consistiu na divisão dos grupos em quatro personagens: Observador, Investigador, Jornalista e Relator. Com a falta de um dos integrantes do grupo, tivemos que optar por não termos o personagem Jornalista.
O Observador iria observar o Arquivo Central, sem tocar, perguntar, anotar nada,
O Investigador iria fazer perguntas com relação ao Arquivo Central para a funcionária,
O Relator iria fazer um relatório baseado nas informações prestadas pelo observador e investigador, deveríamos responder as perguntas entregue pelo Professor.
Seguem as perguntas:
Quais as espécies documentais existentes no ACE?
atas, memorandos, relatórios, ofícios, recortes de jornais, fotos, solicitações, projetos, resoluções.
Quais as correspondentes funções de tais espécies?
Atas de reuniões
Memorandos de comunicação interna
Relatório de resumo de atividades
Ofício de comunicação externa
Projetos de pesquisa
Resoluções normativas
Quais os tipos documentais existentes no ACE?
Memorando de consultoria arquivística
Relatório de descrição de ações
Ofício de normas de conduta
Projetos de extensão
Resoluções normativas da reitoria
Relacione as séries documentais do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
Tipos documentais no ACE
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Prazo de guarda
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Destinação final
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Observações
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Fase corrente
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Fase intermediária
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Ata de reuniões
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5 anos
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Guarda permanente
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Relatório de descrição de ações
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5 anos
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9 anos
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Guarda permanente
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Recortes de jornais sobre a UnB
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5 anos
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Guarda permanente
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Resoluções da reitoria
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Enquanto vigorar
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10 anos
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Eliminação
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Sugira um Plano de Classificação para os documentos do ACE
No ACE é usado o plano do Conarq para área meio e o Ifes para a área fim.
O Conarq não é compatível com o que o arquivo trabalha, sugerimos que seja feito um plano próprio ou que adapte o plano do Conarq de acordo com as necessidades, pois o plano do Conarq é feito pelo assunto e não foi idealizado por profissionais da área
.
Comissões, Comitês, Conselhos
Atas de reuniões ordinárias
Relatório de atividade
Registro
Registro de atividades
Relatório de descrição de ações
Resoluções
Resoluções da reitoria
Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?
Precisam ser implantadas salas climatizadas, informativos dentro do arquivo para a proibição de entrada de alimentos, rotinas de higienização, mais espaço e melhores condições, padronização de normas e atividades do arquivo, instalação de um termohigrômetro.
