A atividade
proposta pelo professor André consiste em analisar as postagens feitas pelos
grupos de alunos da turma referente ao exercício realizado no dia 24/03/17 que
consistiu em se explorar o Arquivo Central da UnB (ACE), tendo como base a
fábula “Os cegos e o elefante”. Na fábula, cada uma das pessoas cegas tocava
apenas uma parte de um elefante e com isso atribuíram características
específicas do animal, mas que não representava o “todo”.
Com base na
ideia da fábula, durante a atividade, os membros dos grupos foram separados e
cada um desempenhou uma das seguintes funções:
1) Observador – consistia em observar o Arquivo
Central, sem que fossem feitas fotos, perguntas ou anotações sobre o que foi
verificado;
2) Investigador – encarregado de fazer perguntas
pré-estabelecidas pelo professor a um arquivista do Arquivo Central;
3) Jornalista – responsável por entrevistar pessoas
nas proximidades do ACE questionando-as acerca do papel do arquivo na UnB; e
4) Relator – o único aluno que deveria ficar em sala
de aula refletindo sobre as perguntas e ao final da atividade, deveria ouvir,
agrupar e transmitir todas as informações úteis coletadas pelos demais colegas
do grupo, consolidando-as e apresentando o resultado para a turma.
Neste
sentido, ao final da atividade deveria ser apresentado um relatório com os
resultados encontrados pelos alunos.
Assim, após
análise das impressões descritas pelos alunos é possível destacar como
principais pontos levantados por cada um dos personagens dos grupos:
1) Observador:
* os
documentos do ACE estão separados por departamento e é composto por arquivo
corrente - formado pelos documentos produzidos internamente e por arquivo
intermediário - que além dos documentos de produção interna, também é formado
por aqueles produzidos por outras áreas da Universidade;
* os tipos
de documentos custodiados pelo arquivo permanente do ACE, sendo eles
decorrentes tanto das atividades meio e fim da UnB e constituídos por conjuntos
documentais de órgãos complementares, faculdades, institutos, centros
acadêmicos e da própria administração, sendo estes documentos da reitoria,
conselhos, dentre outros;
* as
principais espécies documentais existentes no Arquivo Central foram: atas;
certificados de graduação; convênios; ofícios; processos; relatórios de
atividades; resoluções, dentre outros;
* a questão
da estrutura física do ACE que foi considerada pequena e com o acondicionamento
inadequado dos documentos, por existirem documentos e caixas dispostas em
prateleiras improvisadas;
* o controle
de temperatura e umidade relativa do ar nas instalações do ACE que foi apontado
como existente;
* a
informação das normas de conduta dentro do Arquivo que é feita por meio de
cartazes fixados nos arquivos deslizantes; e
* a
inexistência no ACE de uma mesa de trabalho e/ou pesquisa o que pode dificultar
o trabalho do arquivista e/ou pesquisador.
2) Investigador:
* foram
feitas perguntas à arquivista do ACE referentes às características dos
documentos presentes no arquivo com o intuito de ao final serem compreendidos
os conceitos de diplomática e tipologia documental;
* foram
questionados quais os documentos existentes no arquivo, as séries, os tipos,
funções, espécies e perguntas sobre o código de classificação utilizado pelo
ACE; e
* foi
perguntado também sobre a estrutura do arquivo e sobre as necessidades de
melhoria identificadas.
3) Jornalista:
* a maioria
dos entrevistados afirmaram ter conhecimento da existência de um Arquivo
Central na UnB, mas nenhum entrevistado soube informar seu local exato;
* alguns dos
entrevistados afirmaram que o ACE se tratava de uma extensão da Reitoria e que
provavelmente se encontraria em suas dependências;
*
praticamente nenhum dos entrevistados demonstraram conhecimento acerca dos
documentos que poderiam ser relevantes para serem guardados pela UnB.
Aprofundando a questão, alguns entrevistados responderam acreditar que seria
relevante a UnB guardar documentos referentes aos processos de compra e
aquisição de material e equipamentos de uso da UnB e documentos referentes à
vida acadêmica dos alunos tais como diplomas, históricos escolares,
declarações, listas de presença, dentre outros; e
* todos os
entrevistados afirmaram que para otimizar o serviço de arquivo da UnB, deveria
ser feita melhor divulgação das atividades prestadas pelo setor de arquivo pois
muitos disseram ficar perdidos quando têm necessidade de utilizar algum
documento que se encontra no ACE.
4) Relator:
* os grupos,
em linhas gerais, apresentaram as informações obtidas no que se refere às
espécies documentais existentes no ACE, bem como as respectivas funções das
espécies; os tipos documentais encontrados; relação das séries documentais e os
Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade utilizados na área meio
(Conarq - Conselho Nacional de Arquivo) e área fim (IFES - Instituto Federal de
Ensino Superior);
* foi dada
sugestão para que o ACE adote em seu Plano de Classificação uma edição
personalizada por uma Comissão Permanente de Avaliação dos códigos e tabelas já
utilizados com a finalidade de melhor atender às atuais necessidades do
Arquivo;
* também foi
dada sugestões de ações arquivísticas a serem implantadas no ACE tais como:
disponibilização de um local específico para higienização dos documentos;
contratação de mais técnicos de arquivo para execução de atividades de baixa
complexidade; utilização de um Manual de Gestão Arquivística para auxílio e
padronização das atividades do arquivo; aquisição de mais estantes apropriadas
para guarda de caixas-arquivo excedentes e estudo de nova disposição dos
conjuntos documentais e otimização do espaço físico para atendimento do público
interno e externo; e
* por último
foi destacado que, mesmo com todas as dificuldades os profissionais envolvidos
no ACE fazem um bom trabalho na preservação e recuperação da informação.
Ana Luiza Souza Guedes - 16/0057124
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